Num cenário em que o papel parece perder, progressivamente, prestígio para os meios digitais, surge uma questão fundamental à luz da necessidade de manutenção da memória do conhecimento produzido pela sociedade: a preservação dos arquivos. Cada vez mais, editoras científicas, arquivos, bibliotecas e centros de informação estão optando por utilizar a internet, bancos de dados e mídias como CDs, DVDs e blue rays para armazenar conteúdos novos e acervos antigos. Por um lado, não existem muitas dúvidas sobre as vantagens das publicações digitais mas, por outro, o desafio que se coloca é o da preservação do conhecimento produzido e difundido em meios digitais.

“A migração das publicações em papel para os meios digitais é um fato comprovado”, afirma Miguél Ángel Arellano, pesquisador do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) e doutorando em ciências da informação na Universidade de Brasília (UnB). “No Ibict, é crescente o número de periódicos que procuram o registro de ISSN para a versão eletrônica de uma publicação já existente em formato impresso”.

São várias as vantagens das publicações eletrônicas, especialmente a possibilidade de administração online dos processos de submissão, avaliação e publicação imediata de números anteriores e a produção de novas edições. No Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas, por exemplo, um aplicativo online desenvolvido pelo Ibict para pesquisadores criarem e publicarem revistas científicas eletrônicas, já há 1,3 mil revistas científicas eletrônicas cadastradas.

Um segundo aspecto positivo que costuma ser associado às publicações digitais é a ampliação e a diversificação das possibilidades de produção, difusão e acesso a informações. “A publicação em meio digital, se de livre acesso, sem dúvida é mais democrática, mais fácil de intercambiar e disseminar o conhecimento”, analisa a coordenadora da Biblioteca Nacional Digital, Ângela Bettencourt. A BN Digital, como é conhecida, disponibiliza na internet 25 mil itens (ou 5 milhões de páginas). Com a iniciativa, o público em geral passou a ter acesso, via internet, a parte do acervo de uma das mais importantes bibliotecas do país.

Outro exemplo de iniciativa voltada para a disseminação do conhecimento é o portal Domínio Público, ligado ao Ministério da Educação, cujo número de acessos saltou de 113 mil em 2004 para 8,04 milhões em 2011. Seu acervo é composto por 171 mil obras em texto, vídeo, som e imagem que estão em domínio público – cujos autores já morreram há mais de setenta anos ou cujos prazos de proteção dos direitos autorais se excederam – ou entre aquelas cuja disseminação na internet foi autorizada pelos autores.

O problema do suporte

As vantagens das publicações digitais podem, entretanto, cair por terra se não forem tomados cuidados a fim de assegurar sua preservação indefinidamente ao longo do tempo, de modo que as futuras gerações tenham acesso à chamada memória digital. Na opinião de Humberto Innarelli, pesquisador e analista de desenvolvimento de sistemas do Arquivo Edgard Leuenroth da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), esse é um dos principais riscos que corremos com a disseminação das novas tecnologias de informação e comunicação.

Os novos equipamentos e o processo de automação da informação gerada por eles fazem com que documentos digitais sejam perdidos com a mesma facilidade com que são gerados. “Essa perda pode deixar uma lacuna histórica e cultural”, alerta Innarelli no artigo “Preservação digital: a influência da gestão dos documentos na preservação da informação e da cultura”, publicado na Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação.

Vários fatores podem acarretar na perda da documentação digital, contrariando a crença de que ela estaria livre dos mesmos problemas a que a documentação convencional está sujeita – acondicionamento, degradação do suporte, obsolescência dos equipamentos, falta de confiabilidade e espaço de armazenamento.

A utilização de um CD de baixa qualidade ou mal armazenado pode levar à perda da informação nele contida. Por isso, dependendo das circunstâncias, os métodos convencionais de conservação podem até ser mais seguros e vantajosos. “É mais provável que se consiga recuperar um documento analógico que não foi conservado em condições ideais de temperatura e umidade do que um documento eletrônico. Geralmente, quando se percebe o dano em arquivos digitais já é tarde demais”, diz Innarelli. Em contrapartida, a digitalização de livros e outros tipos de documentos está garantindo uma sobrevida a eles, além de favorecer sua difusão.

Mas é preciso ter em mente que a preservação em meio digital não é necessariamente mais confiável do que as técnicas tradicionais de preservação; ao contrário, envolve tantas fragilidades quanto os meios convencionais de registro, como o papel. Por isso, Innarelli enfatiza a importância da gestão na preservação – a seleção, a organização dos documentos digitais, assim como a manutenção periódica dos arquivos e a formação de pessoal técnico especializado para manipular esse material.

O formato em questão

A própria evolução tecnológica pode impor dificuldades à preservação da documentação digital, já que os formatos usados para gravar os documentos são rapidamente substituídos por novos. Daí a ênfase na utilização de padrões e protocolos abertos, de modo que os documentos possam ser acessados, mesmo que os equipamentos e programas utilizados para sua criação deixem de existir, tal como preconiza a “Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital”, lançada em 2005 pelo Conselho Nacional de Arquivos e pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, endossada pela Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco).

A adoção de formatos abertos é um fator que pode favorecer o acesso e a preservação dos arquivos no longo prazo, defende Miguel Arellano. No artigo “Preservação de arquivos digitais”, o pesquisador do Ibict aponta que essa é uma das conclusões de várias iniciativas, em diversas partes do mundo, voltadas para o estabelecimento de metodologias e estratégias de preservação. “Usar padrões abertos permite seu estudo e sua conversão para novos padrões”, afirma o autor.

Assim, embora as cópias de segurança (os backups) sejam consideradas uma forma segura de preservar as informações digitais, na realidade elas não são suficientes para isso. Tal função pode ser cumprida mais adequadamente, enfatiza Arellano, pela padronização do registro dos documentos e do material depositado nos repositórios digitais. Um exemplo de iniciativa nessa direção é a ferramenta Lockss – sigla de Lots of Copies Keeps Stuff Save –, desenvolvida na Universidade de Stanford, que consiste num sistema de código aberto que cria uma rede de replicação de dados que podem ser acessados por seus participantes. “Estamos trabalhando com um projeto de uma rede nacional de preservação digital utilizando o Lockss que deverá estar em pleno funcionamento até o final de 2014”, afirma o pesquisador do Ibict.

Novamente, a questão que se coloca não é simplesmente técnica, da escolha de um padrão ou de outro; mas envolve problemáticas de ordem social e institucional, já que a preservação digital depende de questões políticas, dos modelos de negócio e de fontes de financiamento – o que varia de país para país, de uma instituição para outra e dos tipos de acervo em questão.

No caso dos periódicos, por exemplo, o acesso à informação contida nessas publicações depende essencialmente do modelo de negócios adotado pelos editores. Segundo Arellano, a maioria das publicações online oferece algum tipo de acesso aberto ao conteúdo, seja para o resumo ou para as edições anteriores. “O modelo que está sendo adotado no Brasil é o do acesso aberto, onde nem o autor nem o leitor pagam pela publicação de resultados de pesquisa que já foram financiados pelo governo”.

A centralidade da gestão

As problemáticas relacionadas à preservação dos acervos digitais estão diretamente relacionadas às interferências humanas e às políticas de preservação digital. Em outras palavras, não se limitam à escolha das mídias a serem usadas, às técnicas de backup, de migração e de autenticação da documentação. É um assunto que envolve a gestão da documentação criada digitalmente, bem como os livros, fotografias, periódicos, vídeos etc. a serem digitalizados.

“É preciso selecionar, organizar os documentos. Avaliar quais devem ser preservados. Também é preciso escolher as mídias e os formatos que serão utilizados para a preservação. E é preciso fazer a manutenção dos arquivos em meio eletrônico”, explica Innarelli. Por isso, a preservação não se resume a fazer backups dos documentos; mas envolve outras dimensões, como a visão e as intenções da instituição responsável.

Paralelamente, é desejável que existam normas para armazenar e compartilhar esses materiais de maneira adequada. Nesse sentido, aponta Arellano, alguns especialistas defendem que as bibliotecas digitais sejam as responsáveis pela manutenção das coleções de uso permanente; outros consideram que um bom caminho pode ser a criação de centros de informação localizados em instituições confiáveis.

Porém, a preservação no longo prazo envolve um conjunto de estratégias capazes de proteger os acervos de ameaças: as bibliotecas digitais, por exemplo, são mais dinâmicas do que as bibliotecas convencionais, mas seu funcionamento adequado envolve um esforço de gerenciamento que envolve a constituição de arquiteturas, de formatos padrão e de metadados (informações sobre os arquivos). Todos esses procedimentos, com objetivo de garantir a segurança dos arquivos, costumam ser muito caros, de acordo com a coordenadora da BN Digital. “A preservação adequada do documento tradicional é muito mais barata, exige muito menos aparatos do que a armazenagem adequada do digital. Para se ter uma ideia, um datastorage (computadores) com capacidade para armazenar 200 terabites custa mais de R$ 1,5 milhão”, afirma Ângela Bettencourt.

Em meio aos desafios e às complexidades, em várias partes do mundo estão sendo desenvolvidas iniciativas e estratégias para evitar a perda do material produzido e/ou armazenado em meio digital. Um exemplo é a cooperativa Meta Archive, que utiliza a ferramenta Lockss e reúne 50 instituições de quatro países, inclusive o Brasil, com a participação da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-Rio).

No entanto, como a velocidade de produção de arquivos digitais é mais intensa do que o desenvolvimento de projetos de preservação e como os desafios no campo do financiamento e da gestão são grandes, a prática mais comum nas instituições tem sido adotar medidas para postergar a vida útil dos arquivos digitais. “Apenas grandes instituições têm capacidade para manter um projeto de preservação digital de longo prazo”, diz Arellano.

No Canadá, na Austrália e na Europa, também existem ações como a Meta Archive, voltadas para a preservação dos acervos digitais. “O Brasil está bem posicionado no cenário internacional. O país acompanha de perto das iniciativas de outros países e, aos poucos, começa a se difundir uma conscientização sobre a importância da preservação dos arquivos digitais”, analisa Innarelli, da Unicamp.